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• La emisión de documentos fiscales en papel empieza a ser parte de la historia. Bienvenidos a la era de las facturas digitales.

Domingo en la sucursal Tlalnepantla de Home Depot. Los clientes que necesitan factura se formaban en el área de servicio a clientes. Pero desde mayo todo cambió; un quiosco electrónico imprime el documento, y en lugar de leyendas de registro del impresor autorizado ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT), sólo tiene que dos espacios llenos de números, letras y caracteres.

Un documento llamado Comprobante Fiscal Digital (CFD) comienza a extenderse entre los contribuyentes. Emitido inicialmente por 900 grandes firmas, que usan un sistema de electrónico de facturación impulsado por el SAT, promete abatir la impresión y el almacenamiento de papeles fiscales.

Miguel Ángel Peralta, director general de AMECE GS1 México, explica que “tras la adopción de código de barras” (en los años 90), llegó la necesidad de darle validez legal a las transacciones electrónicas”. En 1997 arrancó el proceso de reformar leyes como los códigos Civil, Mercantil y Penal y validar jurídicamente documentos electrónicos.

Con la participación de organizaciones como el Colegio de Notarios y la Barra de Abogados, el SAT emitió en 2004 las reglas de operación del CFD, que culminaron en junio de 2008. Datos de AMECE GS1 México, el 70% de las 1,300 empresas bajo este esquema, entre las que se encuentran Wal*Mart, Costco, Liverpool y Altos Hornos de México, habían optado por hacer la transición al mundo digital.

Mauricio Reyes, director general de la firma Arquitectos en Soluciones informáticas (ASIWARE), cuenta con una solución la cual muestra en pantalla archivos etiquetados XML que, a primera vista, parecen números y letras sin sentido. Sin embargo, ésta tiene dos elementos diferentes a las facturas tradicionales: “El primero se llama cadena original, es la información de una factura: datos del cliente, del receptor, subtotales y totales”. El segundo es “un sello digital proporcionado por el SAT, único por cada contribuyente”.

Dime cómo facturas
Lo que sucede tras bambalinas es sencillo: el sistema de contabilidad de la empresa, en lugar de imprimir factura, crea un archivo que combina datos de la compra con el sello digital. El archivo puede convertirse en un documento gráfico (e imprimirse en un quiosco, o descargable desde un sitio web), pero el emisor puede guardar los archivos digitalmente, ahorrando así los costos relacionados con mantener por cinco años las hojas de papel, como lo ordena el SAT.

Esto no es menor. Uno de los clientes de ASIWARE, las gasolinerías Hidrosina, emite unas 300,000 facturas mensuales. Y aunque podría pensarse que sólo una gran compañía tiene capacidad de invertir en este proceso (que cuesta entre 2 y 30 pesos por gestión de cada factura), PyMEs vinculadas a con el primer grupo de pioneras (aproximadamente 20,000 empresas) ya están emitiendo sus CFD. Una de ellas es RocaHijos, joyería que implantó el CFD por su relación con uno de sus clientes.

Ivonne Carvajal, directora administrativa de la compañía, cuenta que “Liverpool nos invito hace unos cuatro años para que entráramos a este esquema”. En una semana habilitaron el sistema: “Copias tus remisiones en una carpeta del sistema de administración. Lo entregado en la semana se factura en lunes; se ‘jala’ el archivo y se generan las facturas electrónicas”, explica la ejecutiva. Con esto se evita un problema a la hora de facturar: aclaraciones y notas de crédito que se deben realizar si la mercancía llega completa o dañada.

A decir de Rubén Herrero, director general del portal fiscal Impuestum, “bajo el CFD, las facturas deben emitirse inmediatamente, pues se expiden con la fecha en que la estás mandando. Si quieres cancelar un folio debe ser dentro del mes del folio, porque cada mes tienes que enviar al SAT un reporte de folios expedidos”.

Herrero vislumbra un futuro en el que otros documentos fiscales serán digitales, como los recibos de nómina, que en el largo plazo podrán vincularse con sistemas biométricos que remplacen la firma escrita, algo que hoy no está contemplado en la ley laboral.

Por tercera ocasión AMECE-GS1 México realizará el magno evento “CONGRESO AMECE-GS1 MÉXICO Soluciones y Estrategias para una Cadena de Valor Integrada 2009”, en donde se espera contar con la presencia y participación de 2,000 visitantes que intercambiarán experiencias, información valiosa, casos de negocio e historias de éxito, y probablemente, nuevas relaciones de negocio.

El evento está enfocado a directores y gerentes de empresas, dueños de PyMEs, relacionados con las áreas de logística, operaciones, sistemas, legal, contable, así como direcciones generales. El evento será multisectorial, pues contará con la presencia de diversos sectores como industria, comercio, hospitalario, farmacéutico, logístico, aseguradoras, automotriz, entre otros.

Los socios AMECE-GS1 México podrán adquirir nuevos conocimientos sobre las tendencias y casos de negocio, tecnología aplicable, intercambiar experiencias con otras empresas y sectores, así como sacar el máximo provecho a las conferencias, talleres y piso de exhibición.

Dentro del piso de exhibición contaremos con laboratorios en donde se demostrará el uso y aplicación de los estándares en los procesos de negocio, y muchas soluciones más.

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