• Las empresas de servicios y tecnologías de la información pelearán un mercado de 1,200 MDD; las firmas que autoimprimían sus facturas cambiaron, en abril, a la facturación electrónica.

Unas 1,200 empresas en el país que anteriormente autoimprimían sus facturas, migraron al uso de sistemas electrónicos en abril de este año, por lo que se abrió un mercado de cerca de 1,200 millones de dólares para las empresas de alta tecnología que ofrecen los servicios de factura electrónica, estimó Pegaso Tecnología.

Cada año el Servicio de Administración Tributaria (SAT), recibe alrededor de 6 mil millones de facturas en papel, documentos cuyo manejo tiene un costo promedio de al menos 5.00 pesos por cada factura.

Diferentes firmas que ofrecen una solución de facturación electrónica, buscan atender un mercado cuyo principal objetivo es reducir costos, facilitar la cobranza y cumplir con las obligaciones fiscales.

La factura electrónica es la representación digital de un tipo de Comprobante Fiscal Digital (CFD) con validez fiscal, con estándares de forma y contenido que determina el SAT, para garantizar su autenticidad.

La factura electrónica no sólo es para las grandes empresas, sino también para las Pequeñas y Medianas (Pyme), que podrán contratar a empresas de tecnología para emitir comprobantes en un modelo de pago por uso, es decir, desde Internet algunas firmas hacen el proceso de facturación a nombre de la PyME, con lo que se cobran entre 3 a 5 pesos por factura expedida.

“El costo de facturación para las empresas hoy es muy alto y se pueden ahorrar con una mayor eficiencia y agilizando la cobranza a través de la factura electrónica”, dijo Javier Vega, director de Pegaso Tecnología.

La facturación electrónica es ya obligatoria para las empresas que anteriormente hacían la llamada autofacturación, permitiendo a comercializadoras o restaurantes incluir en sus propias facturas las compras a terceros que no tienen Registro de Contribuyentes, pero que con la firma del proveedor le permite deducir.

“Las empresas que realizaban la autoimpresión se han visto altamente beneficiadas al contratar a un prestador autorizado de comprobantes fiscales digitales”, añadió por separado el director comercial de Buzón e, José Luis Cortés.

Sin embargo, a partir de este año la factura no puede ser ya en papel, sino electrónica.

El SAT ahora pide que el comprador solicite la CURP (Clave Única de Registro de Población) de su proveedor de productos y servicios para que un tercero realice la factura y reciba los beneficios fiscales a los que tiene derecho por la adquisición de bienes o servicios, para su actividad económica.

Por ejemplo, los propietarios de bodegas en las centrales de abasto, que todos los días adquieren mercancías de productores agropecuarios sin Registro Federal de Contribuyentes.

Actualmente firmas como Holcim Apasco, Wal-Mart, Telefónica y CMR emiten más de 30 millones de comprobantes fiscales electrónicos por año.

Estados de cuenta electrónicos

Pegaso tecnología firmó un convenio con Quality Post, una de las principales compañías de distribución de estados de cuenta bancarios y de tiendas departamentales, para eliminar el papel y convertirlos en digital de dos vías, es decir, que el cliente de un banco reciba en su mail su estado de cuenta y electrónicamente pueda solicitar aclaraciones sin necesidad de llamar al centro de atención o sucursal del banco o tienda departamental.

El estado de cuenta tiene una llave que el mismo usuario deberá tener por lo que la asegura la privacidad de la información, pero en caso de aclaración el departamento correspondiente del banco lo puede atender de forma electrónica dando seguimiento y control.

• Use la tecnología. Los comprobantes fiscales digitales ahorran tiempo y dinero.

No es secreto que en tiempos de crisis todas las empresas evalúen su estructura operativa para generar ahorros, además de invertir en herramientas que las hagan más competitivas para conquistar la preferencia de los clientes.

Si este es su caso, llegó el momento de que saque su calculadora para evaluar los beneficios de la factura electrónica.

De acuerdo con el Sistema de Administración Tributaria (SAT), las empresas que emiten comprobantes discales digitales, registran ahorros de hasta un 80% en costos de operación y almacenamiento de sus facturas para efectos fiscales.

¡Saque cuentas! Estimaciones administrativas calculan que la contabilidad fiscal tiene un costo estimado en 2% de las ventas totales para las grandes empresas, pero en el caso de las compañías de menor tamaño la inversión es mayor.

Si quiere reducir los costos de forma permanente, recurra a la digitalización de los procesos fiscales. Además de reducir los costos operativos, disminuye hasta un 56% el uso de pales, aunado a un incremento en la liberación de espacio físico y la erradicación de posibles falsificaciones.

• ¿Alguna otra ventaja?

Sí. También se ahorran horas hombre debido a que ya no tendrá que mandar al mensajero con la factura que corresponda a cada cliente hasta su oficina o domicilio, con lo que los recursos destinados al envío de este tipo de documento podrá canalizarlos a otras áreas. José Luis Cortés, director de comercialización de Buzón E, indica que esta es una tecnología fácil de adoptar en cualquier empresa, sin importar el giro ni tamaño.

• ¿Cuánto cuesta implementar la Factura Electrónica?

Los caminos para hacerlo contemplan la adopción de un software para incorporarlo a la infraestructura de la empresa o por medio de proveedores de este servicio.

“El precio cuando se hace a través de un tercero, es mucho más competitivo por volumen” detalla Cortés. Su valor estándar asciende a 5.50 pesos por factura, pero éste puede disminuir hasta 2 pesos, precio que incluye su generación, distribución, así como el almacenamiento por una década.

Si se opta por implementar un software, el costo se eleva considerablemente, llegando a tener un valor promedio de 200 mil pesos.

Las nuevas facturas tienen diferencias visibles con las que se les puede reconocer fácilmente, además de que éstas son enviadas a un correo electrónico debidamente autentificado.

• Ahora, ¿qué elementos tiene la Factura Electrónica?

1. Información especificada en algunas fracciones del Art. 29 de CFF
2. Certificado de sello digital
3. Número de aprobación, así como los folios, en su caso la serie
4. Sello digital
5. Formato electrónico regulado por el SAT (XML)
6. Datos fiscales únicamente
7. Datos comerciales
8. Cadena original y leyenda en caso de impresión

• ¿Qué es la cadena original?

Es la secuencia de datos formada con la información contenida dentro del comprobante fiscal digital, establecida en el Rubro C “Estándar de comprobante fiscal digital extensible” de este anexo. Siguiendo para ello las reglas y la secuencia, especificadas en el Anexo 20 del DOF del 1° de septiembre, 2004 en su rubro D.

• La emisión de documentos fiscales en papel empieza a ser parte de la historia. Bienvenidos a la era de las facturas digitales.

Domingo en la sucursal Tlalnepantla de Home Depot. Los clientes que necesitan factura se formaban en el área de servicio a clientes. Pero desde mayo todo cambió; un quiosco electrónico imprime el documento, y en lugar de leyendas de registro del impresor autorizado ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT), sólo tiene que dos espacios llenos de números, letras y caracteres.

Un documento llamado Comprobante Fiscal Digital (CFD) comienza a extenderse entre los contribuyentes. Emitido inicialmente por 900 grandes firmas, que usan un sistema de electrónico de facturación impulsado por el SAT, promete abatir la impresión y el almacenamiento de papeles fiscales.

Miguel Ángel Peralta, director general de AMECE GS1 México, explica que “tras la adopción de código de barras” (en los años 90), llegó la necesidad de darle validez legal a las transacciones electrónicas”. En 1997 arrancó el proceso de reformar leyes como los códigos Civil, Mercantil y Penal y validar jurídicamente documentos electrónicos.

Con la participación de organizaciones como el Colegio de Notarios y la Barra de Abogados, el SAT emitió en 2004 las reglas de operación del CFD, que culminaron en junio de 2008. Datos de AMECE GS1 México, el 70% de las 1,300 empresas bajo este esquema, entre las que se encuentran Wal*Mart, Costco, Liverpool y Altos Hornos de México, habían optado por hacer la transición al mundo digital.

Mauricio Reyes, director general de la firma Arquitectos en Soluciones informáticas (ASIWARE), cuenta con una solución la cual muestra en pantalla archivos etiquetados XML que, a primera vista, parecen números y letras sin sentido. Sin embargo, ésta tiene dos elementos diferentes a las facturas tradicionales: “El primero se llama cadena original, es la información de una factura: datos del cliente, del receptor, subtotales y totales”. El segundo es “un sello digital proporcionado por el SAT, único por cada contribuyente”.

Dime cómo facturas
Lo que sucede tras bambalinas es sencillo: el sistema de contabilidad de la empresa, en lugar de imprimir factura, crea un archivo que combina datos de la compra con el sello digital. El archivo puede convertirse en un documento gráfico (e imprimirse en un quiosco, o descargable desde un sitio web), pero el emisor puede guardar los archivos digitalmente, ahorrando así los costos relacionados con mantener por cinco años las hojas de papel, como lo ordena el SAT.

Esto no es menor. Uno de los clientes de ASIWARE, las gasolinerías Hidrosina, emite unas 300,000 facturas mensuales. Y aunque podría pensarse que sólo una gran compañía tiene capacidad de invertir en este proceso (que cuesta entre 2 y 30 pesos por gestión de cada factura), PyMEs vinculadas a con el primer grupo de pioneras (aproximadamente 20,000 empresas) ya están emitiendo sus CFD. Una de ellas es RocaHijos, joyería que implantó el CFD por su relación con uno de sus clientes.

Ivonne Carvajal, directora administrativa de la compañía, cuenta que “Liverpool nos invito hace unos cuatro años para que entráramos a este esquema”. En una semana habilitaron el sistema: “Copias tus remisiones en una carpeta del sistema de administración. Lo entregado en la semana se factura en lunes; se ‘jala’ el archivo y se generan las facturas electrónicas”, explica la ejecutiva. Con esto se evita un problema a la hora de facturar: aclaraciones y notas de crédito que se deben realizar si la mercancía llega completa o dañada.

A decir de Rubén Herrero, director general del portal fiscal Impuestum, “bajo el CFD, las facturas deben emitirse inmediatamente, pues se expiden con la fecha en que la estás mandando. Si quieres cancelar un folio debe ser dentro del mes del folio, porque cada mes tienes que enviar al SAT un reporte de folios expedidos”.

Herrero vislumbra un futuro en el que otros documentos fiscales serán digitales, como los recibos de nómina, que en el largo plazo podrán vincularse con sistemas biométricos que remplacen la firma escrita, algo que hoy no está contemplado en la ley laboral.

Así, es suficiente ingresar a un portal de Internet para hacer las declaraciones fiscales, entre otros trámites, sin alejarse de las obligaciones del trabajo o el hogar y sin hacer largas filas o esperar mucho tiempo.

Aunque para realizar cualquier trámite, es necesario hacer uso de una clave digital conocida como Firma Electrónica Avanzada (Fiel).

Con la Fiel, el sistema del SAT identifica sin error a la persona que realiza el trámite en línea, por lo que brinda seguridad contra intentos de fraudes o falsificación de identidad.

El proceso para obtenerla inicia en el portal www.sat.gob.mx donde se deberá descargar un programa informático especial que generará la clave, además de otros formatos que se requieren.

Llave segura

La Fiel es como la firma hecha con “puño y letra” del que declara y tiene una vigencia de dos años.

La Fiel se genera con un conjunto de datos electrónicos que se unen a un mensaje digital, que a su vez autentifica a la persona que proporciona la información. Es segura, explican los expertos, ya que está diseñada con estándares de seguridad internacionales que exigen dos claves para el envío de mensajes.

La primera de estas claves se conoce como “llave privada”, sólo la conoce el titular de la Fiel y es la que cifra los datos. Otra es la “llave pública”, que se encuentra en Internet y es la que descifra los datos de los usuarios. La combinación de ambas permite que sólo quien cuente con la “llave” correspondiente puede recibir la información.

Trámite fácil

De acuerdo con las reformas al Código Fiscal de la Federación, todos los contribuyentes están obligados a obtenerla, ya que con el paso del tiempo más trámites requerirán su uso. De acuerdo con información del SAT, la Fiel puede ser tramitada por personas físicas o morales.

Para obtenerla es necesario el programa Solcedi de la misma página del SAT. Este programa generará la “llave privada”, es un archivo con terminación KEY. Además, creará el archivo de requerimiento con extensión REQ, que es el que contiene la “llave pública”.

El programa Solcedi requiere de algunos datos para generar las claves, como el Registro Federal de Contribuyentes (RFC), la Clave Única de Registro de Población (CURP), entre otros.

Los archivos, que se crean con Solcedi, deberán ser almacenados en un dispositivo electrónico como un disco de tres y media, USB o CD. El siguiente paso es llenar la solicitud correspondiente, documento que se encuentra en el portal del SAT.

Trámite en oficina

Ya con las claves y la solicitud, se debe programar una cita en el Módulo del SAT, para saber cuál es el más cercano al domicilio o trabajo, se puede llamar al Infosat (01800) 463-6728.

Es importante revisar y preguntar si hace falta algún otro documento, ya que cambian si el interesado es una persona moral o física.

Los expertos consideran importante informar que los datos personales que se recaban durante el trámite son incorporados y protegidos en los sistemas del SAT, con el fin de brindar seguridad y evitar el robo de identidad.

Cifras Fieles

Al 16 de diciembre del 2008, el Servicio de Administración Tributaria ha expedido 2 millones 119,429 certificados digitales, de los cuales 77% corresponden a personas físicas y 23% a personas morales.

Renovación

Ya que la vigencia de la Fiel es de dos años, se deberá renovar periódicamente; este proceso se puede hacer cuando ya expiró o antes de que eso ocurra. Si el vencimiento es inminente se podrá hacer la renovación en línea; sin embargo, si el certificado digital ya expiró, el trámite deberá hacerse en los módulos de servicios tributarios.

La renovación en línea requiere de las claves, así como de la descarga de la nueva versión del programa Solcedi, que se encuentra en la página de Internet www.sat.gob.mx.

Al ejecutarlo se despliega la opción “Requerimiento Fiel”, ahí es importante seguir las instrucciones para la renovación.

AMECE-GS1 México ofrece a las empresas diversas soluciones, documentos, modelos, capacitación, y muchos productos y servicios relacionados a la facturación electrónica. Obtenga más información acerca de la Factura Electrónica en el sitio web www.tufactura.me, o bien, puede consultar la sección de procesos dentro de la página web www.gs1mexico.org.

Puede obtener también información vía telefónica en el 5249 5249 para el área metropolitana, y en el 01 800 504 5400 para el interior de la República.

Las personas físicas que quieran reducir costos y tiempos al presentar su declaración anual de impuestos podrán optar por realizarla vía Internet con el DeclaraSAT en línea o “declaración prellenada”.

Esta herramienta se encuentra en la parte superior de la página electrónica del Servicio de Administración Tributaria (SAT).

 La aplicación web le permite al contribuyente revisar su información que ya tiene el Servicio de Administración Tributaria (SAT), y que los propios retenedores de impuestos o patrones reportaron en la declaración informativa de febrero y capturar las deducciones personales que tuviera, anotando los importes y el Registro Federal de Contribuyente (RFC).

Las personas físicas tienen como límite el último día de abril para presentar su declaración anual de impuestos, correspondiente al ejercicio del 2008.

 El DeclaraSAT lo pueden utilizar personas físicas que tienen ingresos con salarios (incluye indemnización y jubilación), actividades empresariales y profesionales y actividades empresariales y profesionales que lleven contabilidad simplificada.

 También los que realicen arrendamiento de inmuebles, enajenación de bienes, adquisición de bienes intereses, premios, dividendos y demás ingresos que obtengan en forma independiente.

 ”Le va a permitir al contribuyente hacer de manera automática el cálculo de sus impuestos y enviar la declaración”, dijo la Administradora Central de Operación de Canales de Servicios del SAT, Virginia Casanova.

Para ingresar al DeclaraSAT la persona física tendrá que anotar RFC y tener a la mano su Clave de Identificación Electrónica Confidencial (CIEC) actualizada, o bien su Firma Electrónica Avanzada (Fiel).

Ya adentro, una nueva página mostrará al contribuyente una ventana o “guía” que contendrá una serie de pestañas, donde aparecerá desde los ingresos reportados por el patrón, un cálculo preliminar de los saldos, una zona donde podrán anotar sus deducciones, entre otras.

Esta aplicación del SAT, que empezó a funcionar desde el año pasado, también tiene la opción de que si el contribuyente tiene un saldo a cargo se pueda optar por el pago en parcialidades.

“Si el contribuyente tiene un saldo a  pagar y no dispone de los medios para realizarlo, puede elegir pagar en parcialidades, hasta un número limitado de 6, y así no se tiene que presentar ningún escrito de opción al SAT y tampoco garantizar el interés fiscal”, dijo el Administrador Central de Promoción de Cumplimiento, Augusto Lagner.

Si la persona física tuviera un saldo a cargo de Impuesto Sobre la Renta (ISR) -único gravamen bajo esta opción.- de 6,000 pesos, lo puede pagar hasta en 6 parcialidades, con una tasa de 1.057% en cada parcialidad.

Los recibos para pagar las parcialidades serán enviados al correo electrónico del contribuyente, quien tiene registrado el SAT, la persona lo tiene que imprimir e ir a pagar cada mes a la institución bancaria respectiva.

Para este año el SAT espera recibir en promedio unas 4 millones de declaraciones anuales de impuestos, de las cuales el 80% será de personas físicas y el resto de morales, según datos del brazo fiscal de la Secretaría de Hacienda.

“Del 80% de personas físicas, un 75 a 80% se prevé presenten su declaración por Internet, el resto por ventanillas”, dijo el jefe del SAT, Alfredo Gutiérrez Ortiz Mena.

El funcionario indicó que las devoluciones se depositarán en un plazo máximo de 15 días.

 El SAT abrirá sus puertas para recibir las declaraciones en las Administraciones Locales de Servicios al Contribuyente del 1 al 15 de abril de 8:30 a 15:00 horas; mientras que de los días 16 al 30 lo hará de 8:30 a 19:00 horas.

Los sábados 18 y 25 y domingos 19 y 26 atenderá de 09:00 a 14:00 horas.

El Centro Nacional de Consulta abrirá del 1 al 15 de abril en los horarios de 09:00 a 17:30 horas y del 16 al 30 de abril de 09:00 a 19:00 horas.

Los sábados y domingos 18, 25, 19 y 26 respectivamente, abrirá de 09:00 a 14:00 horas.

El SAT cuenta con atención telefónica al número 01 800 46 36 728 y también en línea, a través de su portal.

AMECE-GS1 México brinda a las empresas múltiples soluciones, productos y servicios relacionados a la facturación electrónica. Para obtener mayor información sobre la Factura Electrónica consulte www.tufactura.me, también puede consultar la sección de procesos en la sitio web www.gs1mexico.org. Llame a los teléfonos 01 800 504 5400 para el interior de la República, 5249 5249 para la Ciudad de México.

El SAT liberó el pasado 19 de diciembre un complemento para el sector detallista y/o “retail”, que beneficiará a los emisores de dicho sector ya que podrán utilizar un estándar para especificar detalles comerciales adicionales a la factura electrónica o comprobante fiscal digital (CFD). Los datos que contendrá serán el número de orden de compra, referencias adicionales de la mercancía, datos del comprador y del vendedor, ubicación de la aduana (en caso de que aplique), tipo de divisa utilizada para la compra, entre otros.

Haga clic aquí para descargar el complemento y conocer más detalles acerca del mismo.

Para mayor información acerca de la Factura Electrónica visite la página www.tufactura.me o llame al 01 800 504 5400 desde el interior de la República y al 5249 5249 en la Ciudad de México.

1. La Factura Electrónica representa un cambio que impactará tanto a empresas, proveedores y clientes.

La miscelánea fiscal de junio de 2008 señala que a partir de que se publique la nueva RMF 09, las empresas auto impresoras ya no podrán imprimir sus propias facturas y deberán encargar la producción de éstas a impresores autorizados por el SAT, o bien, adoptar el modelo de Factura Electrónica (Comprobante Fiscal Digital). Con este cambio se prevé un impacto creciente en todas las empresas, sean o no autoimpresoras, y, a su vez, tanto clientes como proveedores tendrán que conocer y manejar documentos digitales.

2. La FE o CFD ayuda a su empresa a automatizar procesos, representa competitividad y la prepara para el futuro

El tiempo de envío de una Factura Electrónica es menor a un minuto, elimina la logística de entrega y evita asignar a una persona o contratar mensajería. Por tanto, al emitir y recibir comprobantes fiscales digitales se agilizan los procesos internos y la comunicación comercial. La tendencia de la utilización de la Factura Electrónica irá en aumento, no sólo por los ahorros que representa su implementación sino también por la seguridad y las optimizaciones operativas que conseguirá su empresa.

3. En México más de 17 mil empresas trabajan actualmente con el modelo de FE

De las empresas que ya trabajan con el esquema de Comprobantes Fiscales Digitales, el 65% son PyMES, debido a que es más sencilla su adopción, el otro 35% lo integran facturadores y compañías de gran tamaño. Se espera que a finales del 2009 el 6% de los comprobantes fiscales que se emiten en México sean digitales.

4. Adoptar el modelo de FE es muy sencillo

Existen tres modelos de implementación, cada uno de ellos se puede adaptar a las necesidades específicas de su empresa o negocio: El modelo simple le permite la implementación a través de un tercero autorizado, con el intermedio puede optar por un software en su empresa, mientras que el automatizado, prepara a la empresa para ser receptora independiente. El tiempo y los costos de implementación dependen de la escala de su empresa.

5. Cada área de su empresa debe estar preparada para un cambio cultural

En muy poco tiempo las operaciones de su empresa requerirán más información digital y menos documentos impresos por lo que se deberá evaluar las implicaciones de la adopción de FE.

6 No se trata sólo de ahorro en papel

Migrar a la Factura Electrónica trae a las empresas ahorro en papel, insumos, costos y almacenamiento; pero además agiliza los procesos internos y la comunicación comercial de la empresa, disminuye tiempos de pago, optimiza espacios físicos y, sobre todo, permite comprobar la veracidad de los comprobantes emitidos al contar con información exacta.

7. AMECE-GS1 México lo asesora

En AMECE-GS1 México contamos con un área de implementaciones y otorgamos asesorías, capacitaciones, talleres, pláticas informativas y eventos referentes a Factura Electrónica y los distintos estándares que mejorarán de manera integral los procesos de su empresa. Para mayor información, por favor escriba a contacto@tufactura.me o llame al 01-800-504-5400

8. Consulte www.tufactura.me, el sitio web con información especializada sobre el tema

Creado para resolver sus dudas, en www.tufactura.me encontrará una gran cantidad de información especializada sobre Factura Electrónica; además contamos con el blog www.blog.tufactura.me en el que podrá participar de manera activa.